02 apr Praktische tips inkoopmanagement in Retail
Als inkoper, Buyer, Productmanager of Categorymanager heb je vaak een fors aantal leveranciers onder je hoede. In deze post bespreek ik een aantal tips om op een gestructureerde manier de leveranciersperformance te maximaliseren.
1 Onderzoek de behoeften van je doelgroep
Het spreekt voor zich dat je eerst de behoefte van je doelgroep moet kennen voordat het juiste assortiment samengeteld en ingekocht kan worden. Verdiep je dus in de vraag van de klant. Dit kan op verschillende niveaus:
Eindklant
Vaak zijn er bij grotere retailbedrijven periodieke klantonderzoeken en panels waar waardevolle informatie over de assortimentssamenstelling gedeeld wordt. Ook is een aantal dagen per jaar meelopen in een vestiging een goede informatiebron om extra voeling met de consument te krijgen.
vestiging
Uit eigen ervaring heb ik ondervonden dat het “teamen” met een collega van Sales voor een schat aan informatie zorgt. Welke producten/merken ontbreken? Waar zijn we te duur? Wat komt vaak retour? Welk soort acties werkt wel/niet? etc. Bovendien wordt er ook wederzijds begrip gekweekt tussen 2 afdelingen die essentieel zijn voor het commerciële succes. Probeer eens een kwartaalafspraak te maken met een Regiomanager en bezoek samen een aantal vestigingen.
Klantenservice
De ultieme verzamelplaats van informatie over producten en meningen/wensen van consumenten. Zorg dus voor een goede lijn met deze afdeling. Zeker bij een Omnichannel of Etail formule is de klantenservice een onmisbare informatiebron. Zie het niet als een last maar als een dagelijkse monitoringtool!
online zoekgedrag
Voor formules met online ecommerce activiteiten is analyse van deze bron key, het vertelt immers waar prospects naar zoeken. Analyse op merk, artikelomschrijving, categoriebenaming etc. geeft inzicht wat klanten willen. Check dit minimaal op maandbasis. Het is vaak ook een trendbarometer.
Social Media
Tegenwoordig zijn consumenten non-stop online en worden social media platforms steeds meer gebruikt om vragen beantwoord te krijgen en meningen en ervaringen te delen. Grotere Retailers hebben hiervoor Webcare teams maar bij veel MKB bedrijven is dit een taak van een marketing of klantenservice medewerker. Dit medium kun je ook inzetten om specifieke assortiment of productvragen uit te zetten.
Neem de resultaten mee in de leveranciersbesprekingen. Ongetwijfeld kunnen er kansen verzilverd worden.
2 Meet leveranciersperformance
Zet de belangrijkste KPI’s langs elkaar en kom er zo achter hoe belangrijk elke leverancier voor je is. Wanneer bijvoorbeeld ziet dat een merk met een hoog marktaandeel een heel laag “in house share” heeft, moet je dat wel voor jezelf en het management kunnen verklaren. Een leverancier met een hoge productmarge lijkt leuk maar wordt ineens minder renderend wanneer je ziet dat het retourpercentage factor 4 zo hoog is als het gemiddelde. Leverancierscondities vergelijken zijn natuurlijk essentieel voor de winstoptimalisatie. Heb je wel bij elke leverancier de beste mogelijke jaar afspraak? Denk ook na over de hoeveelheid leveranciers; wanneer je teveel inkoopomzet versnipperd is er ook minder incentive vanuit de leverancier om echt partnership aan te gaan.
enkele belangrijke indicatoren:
Omzet, marge in %, In house share, marktaandelen, betalingscondities, marketingbijdrage, uitlevergraad, retourenstroom en omloopsnelheid.
Bereken Total cost of ownership om de balans op te maken qua winstgevendheid op leveranciersniveau.
3 Marketing
Stel een globale jaarplanning op samen met de leverancier, afgestemd op “above the line” campagnes, seizoenen, introducties en themas, etc. Dit zorgt voor een maximale efficiency van de geïnvesteerde marketinggelden. Wees zelf creatief met het bedenken van additionele unieke campagnes en schrijf hiervoor een plan per leverancier. Leg uit wat de doelstelling is, hoe de campagne er globaal uitziet, waar deze draait en wat de geschatte kosten zullen worden. Prognotiseer de te verwachten extra omzet, indien mogelijk. Grote kans dat je met een gedegen plan extra funding krijgt vanuit de leverancier. Overleg met Trade marketing wanneer er demonstraties in vestigingen gegeven kunnen worden en betrek hierbij ook sales want het moet tenslotte in de vestiging plaatsvinden. Stem producttrainingen voor het winkelpersoneel af. Zorg voor geautomatiseerde aanlevering content ten behoeve van productinformatie op de site. Het is ook in het belang van de leverancier dat hun producten er top bij bijstaan in jouw Ecommerce omgeving. De webshop neemt een steeds belangrijker positie in tijdens de customer Journey.
4 Leverancierscommunicatie
Het is essentieel dat je weet wat er speelt bij de leverancier en in de markt. Plan daarom periodieke gesprekken, minimaal 1x p/m. Bedenk dat je samen voor 95% hetzelfde belang hebt: Omzetmaximalisatie! Wees dus niet bang om belangrijke informatie te delen. Bereid deze gesprekken dus goed voor! Dit scheelt kostbare tijd en geeft veel meer rendement.
Mogelijke gespreksonderwerpen
-Wat zijn de ambities op categorieniveau? Deel ook je eigen doelstellingen zoals geformuleerd in categorieplannen.
-Wat zijn mogelijkheden voor onderscheidend aanbod?
-Forward pricing, welke verkoopprijs kan ik zetten in een folder die pas over 2 maanden verschijnt?
-Zijn er exclusieve modellen (shelter) te verzinnen? Zijn er Private label mogelijkheden?
-Liggen we op koers? Omzet/omloopsnelheid/old stock
-Hoe lossen we overvoorraad op?
-Zijn er mogelijke actiepartijen?
-Brainstorm!
-Deel successen en flops
Het inkoopproces in retail is zeer complex en je hebt nog met talloze andere belangrijke overwegingen te maken. Door bovenstaande tips krijg je wat meer ruimte om je geest vrij te maken voor al die dagelijkse uitdagingen.
